Koninklijke BAM Groep plant kantoorcapaciteit wereldwijd met Desk Planner App
Bij het uitbreken van de coronacrisis afgelopen jaar stapten de medewerkers van de Koninklijke BAM Groep van de ene op de andere dag over op thuiswerken. Doordat het bouwconcern snel doorpakte, kon de organisatie door blijven draaien, en hadden ze de tijd om na te denken over de wijze waarop het bedrijf zouden kunnen inrichten binnen het ‘nieuwe normaal’, wanneer er weer medewerkers naar kantoor zouden mogen komen.
Een speciale uitdaging daarbij is dat BAM Groep actief is in verschillende landen en regio’s, waartussen de geldende wet- en regelgeving sterk verschillen.
De aanpak: binnen drie dagen een goed werkende app
Om de capaciteit op de werkvloer te coördineren, implementeerde BAM de Desk Planner App. Deze app is door Macaw, aanbieder van online diensten, ontwikkeld op het Microsoft Power Platform.
Na een succesvolle pilot, waarbij in drie dagen een goed werkende oplossing werd geïmplementeerd, werd de app ook in andere landen uitgerold, te beginnen met Nederland. Hier werden drie apps ontwikkeld, voor drie verschillende regio’s.
Macaw introduceerde de BAM-starterpacks, zodat BAM in staat is om de app efficiënt en zelfstandig uit te rollen naar nieuwe regio’s. Het betrok hiervoor Koninklijke BAM Groep vanaf het begin bij de implementatie van de app. En mochten landelijke regels – zoals verplichte onderlinge afstand – veranderen, dan kan BAM dit eenvoudig zelf in de app aanpassen.
Inmiddels is de Desk Planner App voor BAM de one-stop-shop voor alles wat te maken heeft met het reserveren van werkplekken en vergaderruimten.
De reacties van de BAM-medewerkers zijn positief: de app is zeer makkelijk te gebruiken. Medewerkers weten, voor ze richting kantoor reizen of er plek is. Koninklijke BAM Groep heeft hiermee volledig de controle over de beschikbare capaciteit en voorkomt onnodig reizen.
De Desk Planner App kan ook de benodigde parkeerplaatsen en catering afstemmen op de hoeveelheid mensen op kantoor. Daarbij houdt de app rekening met de landelijke en regionale richtlijnen rondom bijvoorbeeld social distancing. Voor de receptionisten is er een PowerBI front-end, waarmee zij kunnen zien of er nog werkplekken beschikbaar zijn.
Op dit moment monitort BAM wekelijks de capaciteit voor de kantoormedewerkers. De app levert daarmee ook veel nuttige data op. Mocht er onverhoopt een coronabesmetting plaatsvinden, dan valt te achterhalen bij wie deze persoon in de buurt heeft gezeten. Koninklijke BAM Groep houdt zich met de Desk Planner App strikt aan de GDPR.
Quote
Shaun Maistry (IT project manager, Koninklijke BAM Groep): “De doorlooptijd die we in samenwerking met Macaw hebben gerealiseerd is indrukwekkend: binnen drie dagen hadden we een werkende Desk Planner App in België! Deze oplossing bleek perfect aan te sluiten bij onze filosofie van ‘One BAM’ en doordat Macaw veel belang hecht aan ‘zelf doen’, leerden we al snel om ook zelf te werken binnen de Desk Planner App. Inmiddels hebben we hierdoor zoveel zelfvertrouwen opgebouwd, dat we de app zelf kunnen beheren en onderhouden.”
Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.